Des façons intelligentes d’organiser une conférence ou un séminaire d’affaires

L’organisation de conférences et de séminaires d’affaires est l’un des moyens les plus intelligents de commercialiser votre entreprise et de faire connaître votre marque. Cela explique pourquoi plusieurs milliers de conférences et de séminaires d’affaires sont organisés chaque année.

Le bon déroulement de votre conférence ou séminaire peut déterminer la façon dont les participants percevront votre entreprise ou votre marque. Une conférence ou un séminaire d’affaires parfaitement mis en scène indique que votre entreprise est capable de faire les choses correctement en permanence. À l’inverse, une conférence ou un séminaire mal organisé créera des impressions négatives durables dans l’esprit des participants.

Sélectionnez un sujet ou un thème

Le sujet ou le thème de votre événement déterminera l’organisation, le public cible ou les participants, les invités et l’approche marketing. En général, une conférence ou un séminaire d’affaires portant sur un secteur d’activité particulier aura pour participants les personnes qui exercent des activités dans ce secteur ou les clients cibles des entreprises de ce secteur.

En outre, le thème ou le sujet de votre conférence ou séminaire d’affaires déterminera le type de canaux de marketing à utiliser pour la publicité ainsi que les personnes qui composeront l’équipe de marketing. Par exemple, une conférence ou un séminaire d’affaires sur le marketing Internet dépendra très probablement des canaux de marketing en ligne, puisque le public cible peut être atteint en ligne et non hors ligne.

Choisir un lieu

Le choix du lieu de votre conférence ou séminaire d’entreprise dépend de plusieurs facteurs. Il s’agit notamment du nombre de participants prévu, de la présence d’invités d’honneur ou d’invités internationaux, des activités prévues pendant l’événement, etc.

Une conférence ou un séminaire d’affaires typique réunissant 100 à 200 participants peut facilement être organisé dans une salle de séminaire d’hôtel, éventuellement dans une salle de classe ou un théâtre. En revanche, les événements réunissant 500 à 1 000 participants ou plus nécessiteront une grande salle, un auditorium ou un centre de congrès.

L’emplacement et les normes de qualité du lieu sont également importants, surtout si des VIP ou des invités étrangers sont attendus. Pour cela, vous aurez besoin d’un lieu réputé, avec un environnement attrayant et des installations de bonne qualité. Vous n’avez certainement pas envie d’inviter des VIP à un séminaire d’affaires organisé dans un lieu généralement connu pour être un bidonville.

Créez un plan de marketing

Vous devez créer un plan marketing qui commence par déterminer s’il existe ou non une forte demande pour votre séminaire afin d’attirer des participants. Même lorsque vous organisez un atelier interne, vous devez identifier les raisons pour lesquelles les gens devraient assister à votre événement, cela vous aidera à planifier votre contenu.

Vous devez également déterminer comment vous allez atteindre vos participants et combien cela vous coûtera de les atteindre. Allez-vous les atteindre par le biais d’une publicité imprimée directe, d’un courrier ou du marketing des médias sociaux ? Vous devez également déterminer combien vous allez faire payer vos participants. Vous pouvez vérifier ce que des ateliers similaires rendent et facturent. Toutefois, vous devez noter que votre objectif d’organiser le séminaire ou l’atelier déterminera si la participation à votre séminaire sera gratuite ou payante.

Déterminer le contenu du séminaire

Avant d’organiser un séminaire ou de faire une présentation, vous devez d’abord déterminer quel est votre sujet, où vous allez trouver les informations, qui les délivrera et comment elles seront présentées aux gens. Vous devrez peut-être aussi ajouter un programme ou un ordre du jour, avec les heures de début et de fin de chaque partie du séminaire. N’oubliez pas d’ajouter les pauses. Rédigez également une liste du matériel dont vous aurez besoin, comme un cahier d’exercices, les conférenciers que vous inviterez et les documents de conférence.

Rédigez une liste de la logistique qui sera nécessaire pour l’événement.

Notez le coût de la réservation d’un lieu ou d’une salle et prenez des dispositions pour les sièges, une table d’inscription, les besoins audiovisuels, un projecteur, un podium et des rafraîchissements. C’est à vous de déterminer si vous apporterez de la nourriture et des boissons sur place ou si vous ferez appel à un traiteur sur place.

Créez et envoyez les invitations

Vos invitations peuvent aller d’une simple impression Microsoft Word à un design fantaisiste créé par un graphiste professionnel. Tout dépend de la taille et du caractère formel de votre conférence ou séminaire.

Pour laisser à vos participants suffisamment de temps pour planifier leur participation, vous devez leur envoyer des invitations plusieurs semaines avant l’événement. Toutefois, ne le faites pas si longtemps à l’avance qu’ils risquent d’oublier avant que la date réelle n’arrive, par exemple en envoyant les invitations sept mois avant la date de l’événement. Vous pouvez également envoyer vos invitations par courrier électronique. Mais n’oubliez pas que certains destinataires pourraient ne pas recevoir d’invitations par courrier électronique en raison de filtres anti-spam trop zélés.